数据对于任何现代企业都至关重要。销售和营销报告、业务和客户记录以及其他信息文档能够推动企业做出决策，从而促进企业蓬勃发展并保持竞争力。
然而，仅仅访问正确的数据集和文档是不够的。这些文档只有得到有效的管理才能发挥作用，并带来深刻的见解。这时，文档管理系统就能大显身手。
什么是文档管理系统？
从本质上讲，文档管理系统 (DMS) 是一种用于捕获、保护、数字化和管理业务文档和文件的软件解决方案。
任何 DMS 都配备了强大的文档采集软件，可以扫描或数字化任何来源的文件，包括纸质文件和外部应用程序，例如客户关系管理 (CRM) 软件。然后，它可以作为所有业务文件的中央存储库，甚至允许与现有业务存储库集成，以统一文档并消除数据孤岛。DMS 还方便企业进行文档搜索和检索。
大多数 DMS 不仅具备这些基本功能，还包含与文档相关的工作流程。它们提供有价值的附加组件、功能和特性，包括报告管理、高级安全功能和自动化功能，为处理业务文档提供无缝的体验和便利。
为您的企业选择合适的文档管理系统的技巧
由于技术的进步和DMS带来的诸多优势，企业拥有比以往更多的选择，这使得企业难以确定应该寻找什么。因此，以下是一些建议，帮助您找到适合自己企业的方案。
1. 了解两种类型的DMS
在寻找文档管理系统时，您会遇到两种类型：本地部署和云解决方案。每种软件都提供相同的功能，但在流程和数据存储方式上存在重大差异。
- 本地DMS
本地部署数据管理系统 (DMS) 意味着软件托管在您企业的IT 基础架构中。使用此类解决方案，您需要提供自己的存储和服务器。这也意味着您将负责系统维护和所有数据的安全。一般而言，由于技术需求较高，本地部署数据管理系统 (DMS) 最适合拥有专门 IT 人员和资源的大型企业。
自托管 DMS 的最大优势在于您可以直接完全控制系统。您无需依赖他人维护系统正常运行。此外，您也无需依赖互联网。即使网络连接中断，您仍然可以访问文档。
不过，它成本不菲。由于您需要提供必要的 IT 基础设施和人员来管理和维护系统，因此前期投入相当可观。此外，每年还需要支付软件更新费用。此外，您还需要负责系统的安全和维护。
- 云DMS
云DMS意味着公司的数据存储在云端， 列表到数据 并可在线访问。基于云的解决方案通常需要按月或按年付费，涵盖所有软件更新和维护活动。价格取决于您选择的软件及其包含的功能。
它最大的好处是您无需内部 IT 团队来管理和维护系统。因此，无需大量的前期成本。您只需登录系统控制面板，即可在任何有互联网连接的地方访问您的文件。
然而，它剥夺了您的控制权。您必须依赖提供商来确保软件的安全性和功能。此外，云 DMS 严重依赖互联网来访问您的文档。因此，如果您的互联网质量不佳或连接失败，您将无法访问您的文件。此外，云解决方案通常有存储空间限制。因此，您想要存储的数据越多，订阅费用就越高。
2. 优先考虑安全
在选择合适的 DMS 时，数据安全 优秀销售人员与普通销售人员的区别在于他 始终应该是您的首要考虑因素。
尤其对于基于云的DMS，您需要确保供应商提供严格的安全测试，以保护您的业务文档和数据。确保他们的实践完全符合您所在行业的行业标准和法规。
3. 检查集成能力
DMS 旨在简化和整理公司的所有文档。 邮寄线索 因此，您需要一个能够将所有文档整合到一个完全集成的平台的系统。
优秀的数据管理系统 (DMS) 应该能够与所有核心业务平台和流程（例如 CRM 和会计软件）无缝协作。这有助于避免使用多个分散的系统进行数据录入和管理，从而确保整个业务的一致性。